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Thema

DIGITALE ARCHIVIERUNG
Sichten, scannen, speichern

Wohin mit den in der Praxis eintreffenden Telefaxen und Arztbriefen oder den Laufzetteln und Anamnesebögen?
Mit einem Scanner und einer Archivierungssoftware werden aus analogen Unterlagen digitale Daten, die sich
mit der elektronischen Krankenakte verknüpfen und langfristig speichern lassen.

er schreibt, der bleibt. Das Patien- Gelegentlich kommt es vor, dass Arztpraxen Wohin mit den gescannten Dokumenten?
tenrechtegesetz verpflichtet Ärzte, einen Stapel alter Krankenakten digitalisieren Die mit dem Scanner gelieferten Scanprogram-
W „zum Zweck der Dokumentation in möchten. Diese Tätigkeiten übernehmen dann me legen die erzeugten Dateien in Ordnern auf
unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit oftmals angelernte Hilfskräfte. Es ist verfüh- der Festplatte ab. Wenn der Arzt im Praxissys-
der Behandlung eine Patientenakte in Papier- rerisch, wie schnell sich eine dicke Altakte in tem eine Krankenakte öffnet, muss er den zu-
form oder elektronisch zu führen“ (BGB §630f). den PC einlesen lässt. Einfach in den Ein- gehörigen Arztbrief in der Ordnerstruktur der
Die meisten Ärzte verwenden mittlerweile für zugsscanner legen und den Scanvorgang per Festplatte suchen. Eleganter und sicherer geht
die Dokumentation ihre Praxissoftware. Mit Knopfdruck auslösen. Hinterher kommt das es mit einer Archivierungssoftware speziell
ihr können sie Anamnesen, Diagnosen, Unter- böse Erwachen. Das Scanergebnis besteht aus für medizinische Daten. Das Angebot reicht von
suchungen und Untersuchungsergebnisse in einem vielleicht 50 Seiten langen PDF-Doku- der reinen Scanlösung über das Bildarchiv,
elektronischen Krankenakten festhalten, ver- ment, das der Arzt im Bedarfsfall mühevoll welches Multimediadaten unterstützt, nicht
walten und aufbewahren. aber das DICOM-Format, bis zum Universalar-
Arztbriefe sind nach §630f ebenfalls in die chiv, das sowohl Multimediadaten als auch das
Dokumente bereits
Krankenakte aufzunehmen. Ärzte, die elek- DICOM-Format unterstützt.
tronische Krankenakten führen, müssen diese Archivierungsprogramme sind für die
Papierdokumente entweder gesondert archi- beim Scannen Langzeitspeicherung von Daten ausgelegt. Sie
vieren oder sie mit einem Scanner digitalisie- verschlagworten legen die gescannten Dateien in der Regel in
ren. Bei der Digitalisierung gilt es jedoch eini- speziellen Ordnern ab. Viele Praxissysteme
ges zu beachten. Handelsübliche Flach- arbeiten mit Archivierungsprogrammen zu-
bettscanner oder Multifunktionsgeräte sind sammen. Dann erfolgt bei der Ablage im Archiv
vergleichsweise preiswert und eignen sich nach der gewünschten Information durchfors- eine Verlinkung zur zugehörigen Krankenakte
sowohl zum Scannen von Fotos als auch von ten muss. Selbst wenn die Praxis diese PDF-Da- in der Praxissoftware. Der Arzt kann dann di-
einzelnen Seiten. Fallen hingegen viele zu di- tei mit einer Texterkennungssoftware in ein rekt in der Krankenakte alle extern generier-
gitalisierende Seiten an, ist ein Dokumen- „durchsuchbares“ PDF umgewandelt hat, ent- ten Dokumente zu einem Patienten aufrufen,
tenscanner mit automatischem Einzug auf- hält das Dokument womöglich immer noch ohne dass diese in der Praxissoftware gespei-
grund seiner höheren Scangeschwindigkeit handschriftliche Notizen, die nicht als Text chert sein müssen. Das Archiv verwaltet alles
und dem Mehrfacheinzug die bessere Wahl. erkannt werden. im Hintergrund und zeigt die Dokumente in
Die einzige Möglichkeit, dem Arzt die Arbeit der Praxissoftware an. Voraussetzung: Das
Richtig scannen zu erleichtern, besteht darin, beim Scannen Praxissystem hat eine Schnittstelle zur Archi-

Die meisten Scanner generieren Dateien in jedes einzelne Dokument anzuschauen und vierungssoftware. Üblicherweise lagern die
Standardformaten wie PDF, TIFF oder JPEG. mit Schlagworten zu versehen. Dadurch steigt Archivdaten in einem zentralen Speicher im
Größere Gesundheitseinrichtungen konvertie- der Zeitaufwand für das Scannen von Altakten, lokalen Praxisnetz, beispielsweise auf einem
ren diese Dateien mithilfe einer speziellen und der Arzt muss entscheiden, ob er einer Server oder einer NAS (Network Attached
Software zur Archivierung in das PDF/A-For- angelernten Kraft diese Aufgabe anvertrauen Storage).
mat, einem internationalen Standard für die kann. Kurzum: Egal ob Altakten oder aktuelle
Digitale Signaturen und Zeitstempel
Langzeitarchivierung. Manche Geräte liefern Dokumente – nur über eine vernünftige Ver- Abb.: Fotolia.com © © Mego-studio
die Scanergebnisse bereits im PDF/A-Format. schlagwortung lassen sich Dokumente in der Eine Archivierungslösung kann genau festhal-
In Arztpraxen ist dieses Format noch nicht weit Krankenakte schnell auffinden und identifi- ten, wer wann welches Dokument ins Archiv
verbreitet. zieren. eingestellt, gelöscht, ersetzt, verändert oder

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