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Thema

INFO IST DAS WICHTIG ODER KANN DAS WEG?
nes Dokument ist ein fehlendes Beweismittel,
das in der Regel dem Arzt schadet, der in der
Beweispflicht ist. DIE WICHTIGSTEN AUFBEWAHRUNGSFRISTEN:
Scannen und Schreddern? 10 Jahre
Behandlungsunterlagen, Arztbriefe, Abrechnungsunterlagen/Privatrechnungen nach GOÄ,
Wer vorhat, das Papierdokument nach dem Gutachten, Heilmittelverordnungen, Karteikarten, Laborbefunde etc.
Scannen zu vernichten, sollte sich das zuvor „Die ärztlichen Aufzeichnungen sind vom Vertragsarzt mindestens 10 Jahre nach Abschluss der
gut überlegen. Vor Gericht können papierba- Behandlung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften – z. B. die Verordnung über den
Schutz vor Schäden durch Röntgenstrahlen (Röntgenverordnung – RöV) - eine abweichende Auf-
sierte Originale noch immer eine höhere Be-
bewahrungszeit vorschreiben. Sofern die Aufzeichnungen elektronisch dokumentiert worden
weiskraft haben als einfache Scankopien. Im
sind, hat der Vertragsarzt dafür Sorge zu tragen, dass sie innerhalb der Aufbewahrungszeit ver-
Original aufbewahrt werden sollten Dokumen-
fügbar gemacht werden können.“
te, die bei einer möglichen juristischen Ausei-
Quelle: Bundesmantelvertrag – Ärzte §57 Abs. 2 (Stand: 1. Januar 2018)
nandersetzung in der Zukunft eine wichtige
10 – 30 Jahre
Rolle spielen könnten. Hierzu gehören zum
Röntgenverordnung, Strahlenschutzverordnung, Unterlagen zu Transplantationen
Beispiel papierbasierte Aufklärungsbögen, die
„Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung
von Patienten eigenhändig unterschrieben
aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenunter-
wurden. Für elektronische Aufklärungsbögen
suchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Röntgenbilder
bietet die Industrie Lösungen zur direkten
und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch
Archivierung an. Was nach dem Einscannen nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.“
nicht aufbewahrt werden muss, aber kann, ist Quelle: Röntgenverordnung §28 Abs. 3
der papierbasierte Arztbrief. Gesetzlich ist
Weitere Aufbewahrungsfristen sind über die KVen zu erfahren.
klar geregelt, dass derjenige ein medizinisches
Dokument im Original aufbewahren muss, der
es erstellt hat.
Beim Ersetzenden Scannen wird das Origi-
nal nach der Digitalisierung vernichtet. Zur
Gute Programme
„Beweiswerterhaltung“ muss die Vertraulich- TI, wie dem elektronischen Arztbrief, werden
keit sichergestellt sein. Die Daten dürfen nur in den nächsten Jahren viele Informationen,
von Berechtigten gescannt, bearbeitet, gelesen sind mehr als ein die den Arzt heute noch mit der Post erreichen,
Datenlager.
oder gelöscht werden. Auch die Authentizität in digitaler Form versendet und empfangen.
spielt eine wichtige Rolle: Es muss eindeutig Die papierlose Arztpraxis ist deshalb aber noch
erkennbar sein, von wem das Dokument lange nicht in Sicht. Viele Telefaxe, Laborbe-
stammt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die zur Verfügung, um mit Bildern, die in der Regel richte oder Entlassbriefe, die in Arztpraxen
Integrität: Ist das Dokument vollständig ge- im DICOM-Format vorliegen, zu diagnostischen eintreffen und über den Faxspeicher in digita-
scannt worden? Wie geht man mit leeren Rück- oder therapeutischen Zwecken zu arbeiten. Der ler Form direkt in das Archiv wandern könn-
seiten eines Dokuments um? Das Bundesamt Arzt kann mehrere Bilder zum Vergleich ne- ten, werden heute immer noch ausgedruckt
für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beneinander auf dem Bildschirm darstellen. und dem Arzt vorgelegt, damit sichergestellt
beschreibt in der Technischen Richtlinie 03138 Sogar Messungen, beispielsweise bei Röntgen- ist, dass er die Information tatsächlich zu sehen
(TR RESISCAN) detailliert auf 40 Seiten (Stand bildern, sind möglich. bekommt. Erste Lösungen am Markt ermögli-
2017), was alles beim Ersetzenden Scannen zu chen es, dass der Arzt innerhalb der Archivsoft-
Ausblick
beachten ist. Das BSI stellt übrigens fest, dass ware das Dokument als „gelesen“ abzeichnet,
eine Nachbearbeitung des gescannten Doku- An der elektronischen Archivierung führt kein bevor es ins digitale Archiv wandert. Ordnung
ments nur erlaubt ist, wenn dadurch die Les- Weg vorbei. Mit Telematikanwendungen der muss sein.< $ DR. MICHAEL LANG
barkeit des Dokuments erhöht wird.
Mehr als Archivierung
Archivierungsprogramme können aber in der SO MACHT ES MEDATIXX Q

Regel mehr, als der Praxissoftware externe
Daten zur Verfügung zu stellen und Dokumen- ARCHIVIERUNG Für kleinere Praxen hat medatixx das Archivierungssystem x.archilino entwickelt.
te sicher zu verwahren. Gute Programme sind Diese schlanke Lösung, die besonders einfach in der Handhabung ist, deckt die wesentlichen Ar-
als Medizinprodukt zertifiziert. Dies bedeutet, chivierungsfunktionen ab, die in einer Arztpraxis benötigt werden – vom Scannen und dem Im-
dass sie auch bei Entscheidungen für diagnos- port von Dokumenten oder medizinischen Bildern bis zur Bildbefundung. Größeren Praxen, die an-
tische oder therapeutische Zwecke eingesetzt dere Anforderungen an ein Archivsystem stellen, empfiehlt medatixx die Lösung von mediDOK.
werden dürfen. Dazu haben sie eine eigene Beide Unternehmen kooperieren seit vielen Jahren, weshalb auch dieses Archivsystem optimal mit
Benutzeroberfläche. Dem Arzt stehen verschie- den Praxissoftwarelösungen von medatixx zusammenarbeitet.<
dene Ansichts- und Bearbeitungsfunktionen

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