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Thema

unter einem definierten Stichwort wie „EKG“ Praxismanagement- büchern zählen dazu zum Beispiel Verträge,
oder „Geräte“ alle relevanten Informationen Arbeitsanweisungen, Checklisten, die Geräte-
über den Hersteller. Vor dem Anruf noch ein software kann sogar bestandsliste oder Prüfberichte – lassen sich
Dienstpläne erstellen
kurzer Blick auf die Notizen, die sich zu jeder in der Praxismanagementsoftware mit Perso-
Kontaktaufnahme ebenfalls im System hinter- nen, Vorgängen, Geräten oder Aufgaben ver-
legen lassen: „Warnung: Mit dem letzten Tech- knüpfen. Bei einer Geräteprüfung durch den
niker waren wir unzufrieden. In jedem Fall gen Zeitpunkt über den Bearbeitungsstand TÜV etwa hat die Praxis alle benötigten Unter-
einen anderen Kollegen verlangen!“ informieren und bei Bedarf die Aufgabe an lagen griffbereit, ohne zuvor eine größere
In der Welt des „analogen“ Kontaktma- einen anderen Mitarbeiter delegieren. Er kann Suchaktion starten zu müssen.
nagements macht sich die Mitarbeiterin, die aus dem Kontaktmanagement heraus alle Un- Personalunterlagen wie Arbeitsverträge,
den Gerätehersteller beauftragt, möglicher- terlagen zu einer Aufgabe, beispielsweise das Zeugnisse oder Bewerbungen lassen sich in
weise Notizen, die sie auf einen Haftzettel Handbuch des EKG-Geräts, einsehen, sofern der Dokumentenverwaltung ebenfalls able-
schreibt und neben den Monitor klebt. Falls diese in der Praxismanagementsoftware ge- gen und direkt mit den betreffenden Mitar-
sie erkrankt, weiß kein Kollege, was sie mit speichert sind. beitern verknüpfen. Größere Praxen profitie-
dem Dienstleister besprochen hat. In einer ren von einer weiteren ERP-Funktionalität,
Alle Unterlagen griffbereit
Praxismanagementsoftware hingegen ist der die in einer Praxismanagementsoftware ab-
Vorgang so dokumentiert, dass Kollegen je- Das Dokumentenmanagement ist ein weiterer gebildet ist: der Personalwirtschaft. Praxis-
derzeit diese Aufgabe übernehmen und wei- zentraler Bestandteil einer Praxismanage- inhaber oder Praxismanager können in der
terführen können. Der Praxisinhaber kann mentsoftware. Alle nicht patientenbezogenen Software jederzeit einsehen, wie viele Ur-
sich an seinem Schreibtisch zu jedem beliebi- Unterlagen einer Arztpraxis – neben den Hand- laubstage ein Mitarbeiter bereits genommen
hat und wie viele ihm noch zustehen. Auch
INFO PRAXISMANAGEMENTSOFTWARE Q die Ferien- und Berufsschulzeiten der Auszu-
bildenden lassen sich im System hinterlegen.
Ein Software zur Verwaltung der nicht patientenbezogenen Daten einer Arztpraxis sollte die Auf Basis dieser Informationen kann die Pra-
folgenden vier Funktionsbereiche enthalten: xismanagementsoftware sogar Dienstpläne
erstellen – unter Berücksichtigung der Fähig-
KONTAKTMANAGEMENT keiten und Fertigkeiten jedes einzelnen Mit-
Die Verwaltung aller Kontakte einer Arztpraxis, die nicht patientenbezogen sind, arbeiters, sofern diese Angaben in der Soft-
wie zum Beispiel Lieferanten, Dienstleister oder Verbände. Die Adressenverwaltung ware hinterlegt sind.
beinhaltet die Kontaktdaten der einzelnen Ansprechpartner und bietet auch Raum für Ge- Mitarbeiterbezogene Dokumente sind ver-
sprächsnotizen. Außerdem lassen sich Aufgaben, Dokumente und E-Mails automatisch be- traulich und dürfen nicht frei zugänglich sein.
stimmten Kontakten zuordnen. Dies versetzt die Praxis in die Lage, schnell den Kontakt zu ei- Der Zugang zu diesen Unterlagen erfolgt in der
nem bestimmten Vorgang zu finden. Praxismanagementsoftware über die Vergabe
von Berechtigungen. Die Dokumentenverwal-
DOKUMENTENMANAGEMENT tung einer Praxismanagementsoftware ent-
Alle praxisbezogenen Dokumente wie zum Beispiel Handbücher, Betriebsanleitun- spricht einem abschließbaren Aktenschrank.
gen, Rechnungen oder Personalunterlagen lassen sich in der Software ablegen. Zur Die in elektronischen Ordnern abgelegten
einfachen Organisation der Dokumente lassen sich individuelle Ordnerstrukturen festlegen, die Daten sind verschlüsselt und lassen sich nur
an die Bedürfnisse der Praxis angepasst sind. Eine Rechteverwaltung ermöglicht es, die Doku- von den Berechtigten öffnen. Über die Berech-
mente vor dem Zugriff durch Unbefugte zu schützen und sie nur befugten Personen zugänglich tigungen kann die Praxisleitung festlegen,
zu machen. Die Dokumentenverwaltung übernimmt auch die automatische Versionierung. dass Aufgaben nur von bestimmten Mitarbei-
tern erledigt werden dürfen.
AKTIVITÄTENMANAGEMENT
Die Verwaltung aller nicht patientenbezogenen Aufgaben, die in einer Arztpraxis Bequem bestellen
anfallen. Das Aufgaben- oder Aktivitätsmanagement stellt alle Verantwortlichkei- Klassische ERP-Systeme bieten viele weitere
ten und Fälligkeitstermine einer Aufgabe dar und gibt Auskunft über den aktuellen Stand der Funktionsbereiche (siehe Tabelle links). Min-
Bearbeitung. Die Praxisleitung kann dadurch alle Aktivitäten überwachen sowie neue Aufgaben destens zwei davon sind auch für Arztpraxen
und Termine planen und erstellen. relevant und sollten deshalb Bestandteil einer
Praxismanagementsoftware sein: Materialma-
E-MAIL-MANAGEMENT nagement und Rechnungswesen. Das Materi-
Dieses Modul hilft bei der Bewältigung der E-Mail-Flut. Rechnungen zum Beispiel almanagement einer Praxismanagementsoft-
müssen nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet werden, sondern lassen sich aus ware umfasst den gesamten Praxisbedarf – von
der E-Mail-Verwaltung heraus archivieren. E-Mails zu bestimmten Vorgängen lassen sich schnell Pflaster und Tupfer über Kaffee bis hin zu
finden und mit Kontakten und Dokumenten verknüpfen. Briefmarken und Druckerpapier. Während die
nicht patientenbezogenen Materialien zentral
gelagert werden, befindet sich medizinisches

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